Анализ содержания работы и разработка требований к претендентам на замещение вакантной должности.
Взаимоотношения с коллегами
Взаимоотношения с работниками других отделов
Взаимоотношения с общественностью, клиентами
Взаимоотношения с подчиненными
Блок 4 – Требования, предъявляемые работой
Требуемый уровень производительности и результатов
Требуемые навыки и опыт
Требуемые аналитические способности
Требуемые физические данные и состояние здоровья
Требуемый уровень мотивации и социальные навыки
Блок 5 – Условия труда
Физические условия и окружающая среда
Социальные условия и рабочий коллектив
Экономические условия, включая вопросы оплаты
Блок 6 – Проверка выполнения работы
Проверка работы исполнителем
Проверка работы начальником
На основе анализа содержания работы составляется должностная инструкция, в которой кратко излагаются основные задачи, требуемые навыки, ответственность и полномочия исполнителя.
Что является результатом недостатков действующих должностных инструкций:
В должностных инструкциях поверхностно фиксируется существующее разделение труда на определенный момент и не учитываются происходящие в процессе работы изменения, в силу чего они теряют значение документа, регламентирующего работу управляющих различных уровней.
Обязанности, права и ответственность, как правило, оказываются несбалансированными и несогласованными в масштабе организации.
Должностные инструкции менеджеров и специалистов носят чаще всего общий характер, и тем самым теряется организующее и регулирующее значение этого документа.
Зафиксированные в должностной инструкции обязанности, права и ответственность работника оказываются оторванными от тех условий, которые необходимы для успешного выполнения.
Грамотно составленная инструкция позволяет определить обязанности, права и ответственность персонала и оберегает его от выполнения несвойственных функций, подчеркивает систему взаимоотношений между менеджерами и подчиненными им работниками, инструкция упорядочивает потоки информации на предприятии.[16]
Должностная инструкция, как правило, содержит:
· полное наименование должности
· кому должность подчинена
· кому должность дает распоряжения
· требования к работнику на данной должности (образование, специальность, опыт работы)
· цели, которые руководство предприятия выдвигает для данной должности
· функции, которые работник должен выполнять на данной должности
· ответственность, которую несет работник на данной должности
· порядок оценки труда работников
Следующим этапом подготовительной работы является составление требований к тому типу исполнителя, который необходим для выполнения работы. На основе предшествующего анализа необходимо как можно как можно более точно определить навыки, знания, квалификации. И качества, которые понадобятся при выполнении данной работы, а также практический опыт и черты характера. Есть еще одно важное обстоятельство: претендент должен вписываться в существующую рабочую обстановку, в коллектив, где ему предстоит работать.
Не во всех случаях удается подобрать идеального кандидата. Поэтому составляется матрица факторного анализа. В которой определяется ряд показателей, коэффициенты значимости каждого показателя для данной вакансии и шкала оценки. При этом используются специальные методики, которые учитывают систему деловых и личностных характеристик. «Эталонные» уровни требований по каждому критерию разрабатываются исходя из характеристик уже работающих в организации работников, хорошо справляющихся со своими обязанностями.
Сначала составляется общий список личностно-деловых качеств по которому проводится оценка. В каждом конкретном случае из этого списка выбираются (при помощи экспертов) те позиции, которые важнее всего для конкретной должности и организации, и добавляются к ним специфические качества , которыми должен обладать конкретный претендент на эту конкретную должность. Отбирая важнейшие качества для определения требований к кандидатам на ту или иную должность, следует отличать качества, которые необходимы при поступлении на работу, и качества, которые можно приобрести достаточно быстро, освоившись с работой после назначения на должность. В дальнейшем по данному списку экспертами будет проводиться работа по определению наличия требуемых качеств у претендентов на вакантную должность и степень обладания ими каждым кандидатом по каждому качеству.