Ввод реальных данных.
После того, как все необходимые детали по работе системы согласованы с пользователями, система признается готовой к установке, а топ менеджмент принимает окончательное решение о внедрении (так называемое “go-no-go solution”), начинается сам переход с одной системы на другую.
Этот переход начинается с ввода реальных данных в новую систему. Опыт показывает, что наиболее эффективным является начало ввода данных в параллели с вводом в старую систему (хотя возможен и вариант резкого перехода, но его рекомендуется проводить только когда переход на новую систему не представляет особой сложности, является стандартным хорошо изученным решением, с успехом применяемым ранее). Это требует дополнительного напряжения со стороны пользователей, потому что в течение какого-то времени ( день, неделя или даже больше) им придется работать в двух системах одновременно вместо одной. Привлекать людей со стороны не рекомендуется, потому что это дорого, для этих людей нужно провести хороший тренинг (несмотря на который вероятность ошибок все равно велика), что занимает время, которого в конце проекта становится катастрофически мало.
Ввод данных (все системные настройки должны быть уже введены в систему на стадии тестирования системы пользователями) начинается с ввода так называемых мастер - данных:
· заказчики, их адреса, контактные лица и т.д.;
· список продуктов с необходимыми характеристиками, такими, как количество штук в коробке, размеры, вес, коды и т.д.;
· цены и скидки - как на продукты (закупочные и продажные), так и на другие услуги (перевозки, консультации, денежные переводы и т.д.);
· склады, их адреса, контактные лица и т.д.;
· поставщики, их адреса, контактные лица и т.д.;
· другие партнеры (перевозчики, консультанты, банки и т.д.);
· транспорт, характеристики машин (объем, тип, номера и т.д.);
· другое.
Затем начиная с определенного момента, когда все базовые данные введены, в систему начинает вводиться рабочая информация, соответствующая бизнес - процессам.
Это начинается с ввода начальных балансов (количества продукции на складах, счета к оплате и счета к получению, кредитный статус заказчиков, открытые заказы и т.д.), как правило в выходные дни. Потом начиная со следующего рабочего дня начинается параллельный ввод данных в две системы - новую и старую.
Параллельный ввод данных длится до тех пор, пока в новую систему не поступит вся необходимая информация для начала самостоятельной (то есть без помощи данных в старой системе) работы - например, когда все не отгруженные заказы, которые существовали в старой системе, были или введены в новую, или отгружены в старой системе и попали в архив.
Переход на новую систему.
Переход на новую систему означает прекращение ввода данных в старую систему и начало (продолжение, если переход был плавным, как это было описано выше) ввода данных только
в новую систему.